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演奏会において重要な「受付」




コンサートを準備していく上で重要となってくるのが当日の立ち回りです。演奏会をスムーズに進行するためにも、会場での受付はとても重要な役割を担うことになります。今回は、演奏会の準備をしていく上で重要となる、受付についてご紹介していきたいと思います。

受付専属の方がいた方が安心

演奏会当日は出演者の方々はやることが沢山あり、受付と両立して演奏会を行うということは難しいです。会場によってはごく稀に、コンサートホールのスタッフの方が受付を担当してくれる場合もあります。ですが基本的には受付は自分たちでやる必要があります。そのため知り合いの方や、ご友人に声をかけて演奏会の受付を頼むというケースが多いです。

開場前の打ち合わせ

コンサート当日、あらかじめ開演までの流れを演奏者を含め受付やスタッフの方々と打ち合わせをしていることが必要となります。受付を経験したことがある方なら流れがわかるかもしれませんが、初めて受付をやる方に受付を依頼する場合は、しっかりと演奏会全体の流れを前日までに伝えておく必要があります。できるだけ詳細にマニュアルのような形で用意しておくことで、スムーズな演奏会が実現できます。

服装について

演奏会の受付をされる際に服装も気を付けておきたいです。スタッフの方とわかりやすいように、ブラックスーツなどを着用しておくことが理想的です。また胸元に受付であることを示すプレートを付けておくことによって、お客様にはっきりと受付であるということを提示することができます。

チケットもぎりと入場数の管理

受付の際に、チケットのもぎりと入場者数の管理が必要となります。チケット受け取る際にパンフレットを渡したり、客席までの案内を行う場合もあります。事前に入場者数の管理を スムーズに行うためにも、チェックができる用紙を用意しておくことで正確に入場者数を確認することができます。最終的なお金の管理の照らし合わせにも必要となりますので、是非用意しておいてみてください。

当日券の販売とお金の管理

当日券のチケット販売したり、CDやグッズなどを販売を行う際にはお金の管理も必要となってきます。ある程度お釣りとして渡せる金額を用意する必要があります。演奏会の入場者数の規模やチケットの金額に応じてお釣りの金額をシュミレーションしておくことが重要です。コンサートホールの方々にお願いして両替をすることも可能かもしれませんが、極力避けておくべきです。

遅れて来たお客さんへの対応

演奏会に遅れてお越しになったお客さんに対しても受付の方が対応する必要があります。演奏者と話し合ったうえで、曲の途中でも入場が可能か、もしくは曲の合間に入場して頂くかを話し合っておきましょう。また演奏会の最中に途中で帰られる方や、トイレから戻ってきた方の対応も話し合っておくことで、できるだけトラブルの少ない演奏会を実現することができます。
以上のように演奏会を企画する上で、受付の役割はとても重要になってきます。お客さんにも演奏者にも気持ちよく演奏会を進行させるためにも、入念に演奏会の企画をつけを含めて進めていくことが重要になってきます。
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